GMP Thanh tra.26.2.Qúa trình thanh tra (Tiếp)

26.2.6 Tần số và thời gian thanh tra.

Tần số và thời gian của đợt thanh tra phải được xác định tuỳ theo loại thanh tra cũng như dựa vào khối lượng công việc và số lượng thanh tra viên. Các cơ sở sản xuất mới phải được thanh tra trước khi được cấp phép, và các trang bị, cơ sở mới phải được thanh tra trước khi hoạt động sản xuất được bắt đầu.

Đối với tất cả các hãng sản xuất, việc thanh tra phải được tiến hành theo lịch thường xuyên, lý tưởng nhất là thanh tra hàng năm.

Đối với các hãng lớn có nhiều sản phẩm được lưu hành, việc thanh tra cơ sở sản xuất có thể được chia ra thành nhiều đợt trong một thời gian kéo dài, ví dụ 5 năm, nếu đây là thời gian có hiệu lực của giấy phép sản xuất hoặc giấy chứng nhận GMP.

Thời gian thanh tra được xác định tùy theo quy mô của hãng và tùy vào mục đích của việc thanh tra. Đợt thanh tra có thể kéo dài từ vài ngày đến hai tuần hoặc kéo dài hơn nữa. Thời gian thanh tra cũng phụ thuộc vào số lượng thanh tra viên được cử đến thanh tra. ở nhiều nước, việc thanh tra được tiến hành bởi một (hoặc nhiều) thanh tra viên, đôi khi kèm với một chuyên gia, nếu tiến hành thanh tra việc sản xuất sản phẩm sinh học, khu vực sản xuất thuốc vô trùng, hoặc các cơ sở đặc biệt khác.

26.2.7 Chuẩn bị cho việc thanh tra

Việc thanh tra thuốc bắt đầu ở bàn làm việc của thanh tra viên. Phải xem xét các hồ sơ tài liệu liên quan có đến hãng được thanh tra, những tài liệu này do cơ quan quản lý thuốc cung cấp. Các tài liệu này có thể bao gồm giấy phép sản xuất, hồ sơ cho phép lưu hành của các sản phẩm chính, báo cáo về phản ứng phụ, hồ sơ khiếu nại và thu hồi, kết quả thử nghiệm của cơ quan quản lý và báo cáo thanh tra lần trước.

Các tài liệu của công ty, bao gồm các báo cáo hàng năm cho các cổ đông, hồ sơ khiếu nại, và các báo cáo tự thanh tra/thanh tra nội bộ là những nguồn thông tin có giá trị. Các báo cáo tự thanh tra, tuỳ theo luật lệ từng quốc gia, có thể bị từ chối cung cấp cho thanh tra viên. ở một số nước, có sự nhượng bộ như sau: hãng đưa báo cáo tự thanh tra cho thanh tra viên để nắm những thông tin chung sau khi báo cáo thanh tra đã được thanh tra viên hoàn thành. Trong bất cứ trường hợp nào, cũng cần phải xác minh tần số tự thanh tra, và khu vực nào của nhà máy đã được tự thanh tra.

Thanh tra viên phải xem xét các hồ sơ tài liệu liên quan có đến hãng được thanh tra

26.2.8 Tiến hành thanh tra

Thanh tra có thông báo trước bao gồm thanh tra thường xuyên để đánh giá nhà máy mới và dây chuyền sản xuất mới, và để quyết định việc gia hạn (đổi mới) giấy phép.

Thanh tra không thông báo trước là cần thiết đối với các đợt thanh tra rút gọn, tiếp theo và thanh tra đặc biệt. ở một số nước, tùy theo chính sách, thanh tra thường kỳ là không thông báo trước.

Các đợt thanh tra thường bắt đầu bằng cuộc gặp gỡ giữa thanh tra viên, đại diện của ban lãnh đạo công ty hoặc nhà máy, và người chịu trách nhiệm về sản phẩm hoặc khu vực bị thanh tra. Giấy uỷ quyền và quyết định thanh tra phải được xuất trình, lý do tiến hành thanh tra cũng cần được giải thích.

Công ty nên cử ít nhất một người đi theo đoàn thanh tra, người này nên có liên quan trực tiếp đến việc sản xuất ra sản phẩm là đối tượng của cuộc thanh tra. Người này cũng phải nắm rõ hệ thống chất lượng của công ty và tham gia vào chương trình tự thanh tra.

Theo sau cuộc họp có thể là việc xem xét các tài liệu của công ty hoặc đi đảo qua từng khu vực hoặc là cả hai. Điều này cho phép thanh tra viên hoàn thành kế hoạch thanh tra. Thanh tra viên nên tự xây dựng và tuân theo kế hoạch thanh tra của mình một cách độc lập, hơn là chấp nhận sự hướng dẫn của ban lãnh đạo công ty. Một số nguyên tắc cơ bản để tiến hành thanh tra như sau:

- Việc thanh tra phải được tiến hành càng sát với kế hoạch ban đầu càng tốt; các mục chuyên biệt đối với một số khu vực của cơ sở, như các tài liệu về thử nghiệm trong quá trình và tài liệu làm việc, có thể cần phải được kiểm tra ngay tại nơi thao tác. Cần chú ý thanh tra cả các hoạt động như xử lý nước, bảo quản mẫu, và thẩm định.

- Nên đi theo chiều của sản xuất từ khi tiếp nhận nguyên liệu ban đầu cho đến khi gởi hàng thành phẩm. Tần số của việc thu hồi, và trả lại hàng hoá cần được ghi nhận cẩn thận.

- Các tài liệu như công thức gốc, tiêu chuẩn thử nghiệm, qui trình thao tác chuẩn, và hồ sơ lô (bao gồm các đề cương phân tích, và các tài liệu liên quan đến việc kiểm tra nguyên liệu đã in ấn, và các thao tác dán nhãn) đòi hỏi phải được kiểm tra chặt chẽ. Ngoài yêu cầu kiểm tra các tài liệu, điều cần thiết là việc thanh tra phải dựa phần lớn trên những quan sát và tiến hành trong toàn bộ thời gian làm việc của nhà sản xuất. Thanh tra viên nên bắt đầu đi quan sát nhà máy càng sớm càng tốt sau khi đến nhà máy.

Công ty nên cử người đi theo đoàn thanh tra, người này nên có liên quan trực tiếp đến việc sản xuất ra sản phẩm là đối tượng của cuộc thanh tra

Thanh tra viên có thể sử dụng một danh mục câu hỏi (Checklist) ngắn gọn để đảm bảo tất cả các lĩnh vực hoạt động đã được thanh tra. Một checklist rất chi tiết, được xây dựng từ hướng dẫn GMP sẽ có ích cho việc đào tạo thanh tra viên. Kinh nghiệm cho thấy nếu bám cứng nhắc vào một checklist quá chi tiết có thể dẫn đến việc có thể bỏ sót những lĩnh vực dễ bị sai sót của hệ thống đảm bảo chất lượng của công ty/nhà máy đang bị thanh tra. Đối với thanh tra viên có kinh nghiệm, những hiểu biết về các điểm yếu của nhà sản xuất kết hợp với trực giác có thể còn tốt hơn sử dụng một checklist.

Chương trình thử nghiệm độ ổn định: Các thanh tra viên phải được thoả mãn rằng nhà sản xuất có một chương trình bằng văn bản qui định việc thường xuyên lấy mẫu tất cả các sản phẩm từ dây chuyền sản xuất để thử độ ổn định. Chương trình thử nghiệm đối với các mẫu thử độ ổn định cần sử dụng các điều kiện thích hợp về nhiệt độ và ánh sáng, và các phương pháp phân tích thích hợp cho nghiên cứu độ ổn định để có kết luận phù hợp với hạn dùng đã tuyên bố. Hệ thống phải cho phép tái đánh giá độ ổn định của sản phẩm sau khi có bất kỳ thay đổi nào trong quy trình hoặc trong công thức sản xuất.

Những thay đổi quan trọng về cơ sở, máy móc thiết bị, sản phẩm, hoặc nhân sự chủ chốt kể từ lần thanh tra sau cùng phải được ghi nhận. Nguyên tắc ở đây là những thay đổi thường đi kèm với những yếu kém hoặc nguyên nhân của việc không đáp ứng với yêu cầu của GMP. Ví dụ, một thiết bị mới đòi hỏi phải có sự thay đổi trong qui trình sản xuất; một sản phẩm mới có thể đòi hỏi những hồ sơ sản phẩm gốc mới, và sự ra đi của nhân viên chủ chốt như phụ trách kiểm tra chất lượng có thể dẫn tới

các thay đổi về hành vi hoặc qui trình. Đôi khi, một thanh tra viên có thể yêu cầu được tiếp cận với các nhà xưởng, tài liệu hoặc thông tin khác của công ty. Tốt nhất, thẩm quyền của thanh tra viên phải được xác định bởi pháp luật, nhưng trong khi còn thiếu những điều khoản pháp luật, pháp qui rõ ràng, qui định về GMP có thể được sử dụng như một hướng dẫn và thanh tra

viên cần phải có quyền xác minh sự đáp ứng với mọi yêu cầu được liệt kê trong qui định.

Thanh tra viên không được quan tâm đến các thông tin không có trong GMP, ví dụ về tài chính và nhân sự- nếu các thông tin này không liên quan đến trách nhiệm của công ty hoặc việc giáo dục, đào tạo nhân sự. ảnh và băng video thực hiện trong quá trình thanh tra có thể là những tài liệu minh hoạ rất tốt cho báo cáo. Luật lệ quốc gia cần qui định rằng thanh tra viên có quyền ghi hình trong quá trình thanh tra để dẫn chứng bằng tư liệu cho nhà xưởng sản xuất hoặc phòng kiểm nghiệm.

Trong nhiều trường hợp, các bức ảnh không gian về vị trí nhà máy sản xuất, có thể cùng với các khu xung quanh, có thể do công ty cung cấp cùng với những loại tài liệu có liên quan khác để đưa vào báo cáo.

Luật lệ quốc gia cần qui định rằng thanh tra viên có quyền ghi hình trong quá trình thanh tra để dẫn chứng bằng tư liệu cho nhà xưởng sản xuất hoặc phòng kiểm nghiệm

Thu thập mẫu. Việc thanh tra viên tiến hành lấy mẫu cho việc kiểm tra chất lượng bởi phòng kiểm tra chất lượng của quốc gia là điều bình thường. Mẫu thường được lấy từ thành phẩm xuất xưởng (tức là từ nhà kho thành phẩm), nhưng cũng có thể được lấy từ kho nguyên liệu hoặc kho sản phẩm trung gian (nguyên liệu đang chế biến). Nhằm bảo vệ tính toàn vẹn của mẫu lấy, bất cứ đề cương nào được sử dụng cho mục đích lấy mẫu cũng cần có qui trình cho việc lấy mẫu, phân tích mẫu và lưu hồ sơ tài liệu. Những thông tin sau đây phải được chỉ rõ:

- Tên của sản phẩm được lấy mẫu, số lô, ngày lấy, nguồn gốc, số lượng mẫu lấy, và những nhận xét về loại bao bì đóng gói và điều kiện bảo quản;

- Tình huống lấy mẫu, ví dụ nghi ngờ chất lượng không đạt, giám sát thường qui, kiểm tra sự phù hợp với GMP;

- Hướng dẫn việc niêm phong mẫu;

- Sự khẳng định bằng văn bản về việc nhận mẫu bởi thanh tra viên (có thể cùng với phiếu kiểm nghiệm của nhà sản xuất và các tài liệu hỗ trợ khác.

Nhà sản xuất, mà đại diện là người đi theo đoàn thanh tra, cần được khuyến khích lấy một tương tự từ cùng một lô đã được lấy mẫu, để tiến hành thử nghiệm tại công ty, nếu sau này vấn đề được xác định.

Trước khi thanh tra viên rời cơ sở được thanh tra, nên có cuộc thảo luận cuối cùng với ban lãnh đạo công ty. Nếu có thể, thanh tra viên liệt kê những điểm chưa đạt và trình bày những điều bất thường hoặc những quan sát khác mà lãnh đạo công ty có thể mong muốn phản hồi.